Epost slipper regler och begränsningar

Elektronisk post är snabb, billig och kan läsas i lugn och ro. I vissa organisationer är den viktigare än telefonen.

Men det ökade emailandet medför också en del problem. Trots detta väljer tre stora arbetsgivare för elektronikingenjörer bort begränsningar och regler runt mailandet.

Att mer än hälften av oss släpper vad vi har för händer när det piper om ett nytt mail i datorn knycker mer tid än du anar. Det spelar ingen roll om du är chef eller ej. Du är lika nyfiken ändå. Det visar en doktorsavhandling i ämnet från KTH.

- Det stämmer helt. Det kan ju vara något kul som kommer. Man kanske blir bjuden på fest. På Ericsson har vi tagit bort pipet för att kunna planera epostläsandet bättre, säger Mats Edin, IT-chef på Ericsson Utvecklingsaktiebolag i Östersund.

Inom konsultbolaget ÅF, Ångpanneföreningen, har man dock inte vidtagit någon sådan åtgärd.

- Vi har inga tankar på att styra epostanvändandet på den nivån. Våra intellektuella medarbetare fungerar bäst i frihet under ansvar. Chefer som får mängder med brev orkar nog till slut inte titta varje gång, utan samlar epostläsandet till några gånger per dag, tror Ove Ekvall som är ordförande i Ångpanneföreningens IT-råd.

Inte heller på konsultföretaget Enator vill man styra beteendet.

- Folk här har epostvana. Hur man gör beror ju på ens arbetssituationen, säger Kjell Westerback, informationsdirektör på Enator.

Inga restriktioner

Inom de tre koncernerna har alla med tillgång till en dator, också ett epostkonto. Det följer så gott som automatiskt när man blir anställd. Det finns inga restriktioner för till vem man får maila eller från vem man får ta emot epost.

- Det är en förtroendefråga, säger Ekvall på ÅF.

- Naturligtvis ska det helst röra sig om frågor relaterade till verksamheten. Men vi har ingen sådan regel, säger Kjell Westerback på Enator.

- Fast nästa år borde vi egentligen sätta stopp för julkorten för de belastar nätet. Det var kanske kul när man fick det första men nu blir man mer irriterad än glad, säger han.

Några sådana planer har man dock inte på varken Ericsson eller på ÅF.

- Vi försöker hålla en mjuk policy: "Försök undvika det". Vi vill inte totalförbjuda något.

- Men det är lite av en självreglerande verksamhet. När det börjar gå trögt runt jul och man säger till folk att: "du fattar väl varför" så brukar många lägga av, säger Mats Edin på Ericsson.

Att eposten är fundamental, en effektiv hörnsten i jobbet är han den förste att skriva under på.

- Om mailservern rasar går verksamheten i träda, säger han.

- Den har nästan tagit över all pappershantering hos oss, säger Ove Ekvall på ÅF.

Att ersätta papper är en av de stora fördelarna. Men den ökande mängden e-brev är också ett av de stora problemen.

- Det är ju så lätt att svara, skicka vidare och skicka kopior utan att det ställer några egentliga krav

på formuleringsförmågan mängden växer hela tiden. Man får en hel del skit. Vi letar efter spelregler för sortering med hjälp av adress- och ärendefälten. Email måste mogna som medium. Exempelvis så att man börjar använda anslagstavlor och konferenser för gruppmail. På sikt kan dessa annars bli ett otyg, säger informationsdirektör Kjell Westerback på Enator.

Måttligt med reklam

Ännu har ingen av koncernerna blivit översvämmad av reklam men är man medveten om att den kan komma att öka.

- Det får vi ta ställning till då, säger Ove Ekvall. Men tekniskt finns det ju möjligheter att filtrera sådant.

Det är sorteringen som är det svåra. Alla vet väl hur det är att komma tillbaka efter semester med brevlåda proppfull med osorterad post. Då ger man gärna upp.

Det är dock ingen självklarhet att man ska kunna läsa eposten hemifrån. På Ericsson är det behovsprövat och Ericssonägd utrustning krävs. Dit räknas inte personal-pc.

På ÅF kan alla som har portabla datorer från jobbet läsa av eposten utanför arbetsplatsen.

Men kanske kan epostdoktorn Olle Bälter (se artikeln nedan) lösa våra problem.

Erika Ingvald Frilansjournalist