"Epost har blivit viktigare än telefonen"

Omkring 40 procent av svenskarna har tillgång till epost. Vi älskar att kommunicera. Något som tar tid.

Men eftersom det går fortare att läsa ett ebrev än att få samma information uppläst så innebär eposten ändå en tidsvinst jämfört med telefonen.

Det berättar Olle Bälter som nyligen doktorerat i epostanvändande på KTH.

För att komma på sätt att förbättra epostsystemen studerar Olle Bälter med hjälp av enkäter och intervjuer hur folk använder elektronisk post. Under avhandlingsarbetet fokuserade han på långtidshantering - hur man ska hitta igen brev som man sparat.

Resultatet blev en matematisk modell som räknar ut vad som är bäst - att ha ett sorteringssystem eller låta allt landa oorganiserat i inkorgen.

Fler än 40 mappar är aldrig att rekommendera och om man söker färre än fyra gånger per dag bland sin epost så behövs ingen sortering.

Men om den är så jobbig att hålla ordning på, varför är den då så bra?

- Man får tid att tänka igenom det man vill säga. Det är också psykologiskt lättare än med telefon eftersom man inte behöver tränga sig på och avbryta andra. Inte heller behöver man hålla reda på var folk är: epost går att läsa från vilken plats som helst i världen. Och man kan skriva mail under pauser i arbetet, som när man sitter i telefon och väntar på att få tag i någon annan, säger Olle Bälter.

- Jag tror att de flesta universitet och IT-företag skulle klara sig bättre utan telefon än utan epost, säger Olle Bälter. När telefonväxeln stannar märks det på att ovanligt mycket blir gjort, men när eposten stannar är det lika bra att gå hem för då går det inte att göra någonting alls.

Kopia till chefen sätter press

Olle berättar om ett epostknep han sett att folk tar till för att få andra att göra saker. De skickar kännedomskopior till chefen, inte för att informera chefen utan för att sätta press på den egentliga mottagaren av brevet.

Olle Bälters forskning har öppnat ögonen på programvarutillverkaren Lotus. De bjöd honom till sitt forskningscenter i Boston där han nu sitter som gästforskare.

Nu studerar han korttidshanteringen - hur eposten ska göra det lättare för användarna att göra det de egentligen vill. Framöver hoppas han att det ska leda till tester av några designförslag.

Det sämsta med eposten tycker Olle är att systemen är dåliga på att skydda mot kedjebrev och reklam.

- Det irriterar mig framför allt för att de tekniska lösningarna skulle kunna vara mycket bättre, säger han.

Sitt egna första epostmeddelande skickade han för 14 år sedan:

- Jag gjorde inlägg i diskussionsgrupper i början av 80-talet. 1985, när institutionen fick sina första unixdatorer skickade jag mitt första ebrev - till mig själv som ett test.

- Mitt bästa epostminne är att jag åter fått kontakt med min vän Frasse, från gymnasietiden i Umeå. Det sämsta är när jag uttryckte mig klumpigt så att en mycket nära vän blev upprörd och jag inte kunde reda upp det hela på en månad, eftersom jag var på resande fot.

- Jag halkade in på epostforskningen på ett bananskal. Men när jag såg möjligheterna att forska om någonting som berör så många människor och dessutom befinner sig i en otroligt snabb utveckling, som jag har möjlighet att påverka, fanns ingen anledning att fundera över avhandlingsämnet längre.

- Jag skulle kunna leva utan epost men jag skulle inte få lika mycket gjort. Det går att laga mat med stenar också, som på den gamla goda tiden.

Erika Ingvald Frilansjournalist