Att på egen hand införa ett kvalitetssystem eller försöka skaffa sig ISO9000-certifikat är svårt, särskilt för mindre företag.

Risken är stor att man lägger för mycket vikt vid fel saker, menar Andrej Scepanski.


- Många förknippar ISO9000 med en oerhörd byråkrati. Men det är lätt att överdriva pappersarbetet, säger Andrej Scepanski.

Han har jobbat med kvalitetsfrågor i tio år och driver företaget Artisma Consulting i Stockholm. Han har hjälpt flera elektronikföretag att införa kvalitetssystem och skaffa ISO9000-certifikat.

- Att hålla pappersexercisen på rätt nivå är faktiskt ett av de viktigaste skälen att anlita en konsult.

- ISO9000 innehåller 20 huvudkrav och över 150 olika delkrav, som vart och ett måste besvaras. Mitt jobb är att anpassa svaren efter omständigheterna.

- Kanske är det bara ett tiotal krav som man måste gå på djupet med, och då är det ju onödigt att lägga ner så mycket arbete på de andra 140, säger Andrej Scepanski.

Han menar att varje företag bör utveckla sitt eget kvalitetssystem.

- Många tror att man kan använda mallar och något dataprogram. Men det ger på sin höjd en kuliss, en bakgrund som man kan jobba vidare mot. Varje genomtänkt kvalitetssystem är unikt.

- Två legotillverkare av elektronik kanske ytligt sett gör samma sak. Men deras kvalitetssystem måste ta hänsyn till om de sysslar med långa eller korta serier, vad kunderna har för krav och vilka testsystem man använder. Varje företag har också speciella resurser, organisation och underleverantörer. Och inte minst egna kvalitetsmål.



Vd bör inte leda kvalitetsprojekt


Elektronikindustrin ligger långt framme när det gäller kvalitetsarbete. ISO9000 är ganska vanligt i denna bransch och historiskt har Sverige legat bra till internationellt.

- Men vi håller på att halka efter. Irland och England har alltid legat före oss, men numera är det vanligare med ISO9000-certifikat även i Danmark och Finland.

Att allt kvalitetsarbete kräver ledningens välsignelse är en gammal sanning som Andrej Scepanski instämmer i.

Men det behöver inte alls vara vd som leder kvalitetsarbetet.

- Tvärtom, det blir oftast bättre om någon annan är projektledare. Vd har oftast alldeles för mycket annat att göra, säger han.

- En annan myt är att alla på företaget måste vara involverade. Men om alla är inblandade i varje steg så får man ingenting gjort. En liten drivande grupp brukar vara det bästa. Sedan är det en annan sak att alla naturligtvis ska hållas informerade, säger han.

När ett kvalitetssystem införs finns alltid någon eller några personer som bjuder motstånd. Andrej Scepanskis erfarenhet är att det ofta är produktionsansvariga som inte gillar att skriva ned och dokumentera brister i processen.

- De känner sig ibland personligen utpekade. Då gäller det att kunna visa upp konkreta resultat. Bättre processutfall brukar övertyga de flesta produktionsansvariga.

Många småföretag som tvekar inför ISO9000 pekar på kostnaden som ett stort bekymmer. Det tar trots allt 12-18 månader att skaffa ett certifikat, och prislappen ligger ofta mellan en halv och en miljon kronor. Skillnaderna i tid och kostnaden beror bland annat på företagets storlek och verksamhet.

- Men investeringen får man igen. Gör man rätt tar det högst tre år att tjäna in kostnaden för ett ISO9000-certifikat, säger Andrej Scepanski.



hårdare krav nästa år


Om drygt ett år ska en ny version

av ISO9000-standarden vara färdig. Då lär en del krav skärpas, bland annat på processtyrning, märkning för spårbarhet och förebyggande åtgärder. Dessutom slopas indelningen i ISO9001, 9002 och 9003.

- Framför allt när det gäller underhållet blir kraven hårdare. Det gäller att redan nu införa system för förebyggande underhåll.

- Det räcker inte bara att konstatera att man gjort fel, man måste se till att man inte upprepar felen.

En sak som har förvånat Andrej Scepanski är att många företag implementerar ett kvalitetssystem, med allt arbete det innebär, men ändå avstår från att skaffa ISO-certifikat.

- Jag förstår faktiskt inte varför. Kostnaden för själva certifikatet är ju minimal om man jämför med att införa kvalitetssystemet.

- Kanske finns en rädsla för att släppa in certifieringsföretaget. Men det är väl inte värre än att släppa in revisorn för att titta på bokföringen.

Alla kvalitetssystem innefattar revision. Ett par gånger om året kommer det certifierande företaget på kontrollbesök. Men lika viktigt är att man gör regelbundna internrevisioner.

- Då först kan man använda kvalitetssystemet till att successivt jobba smartare. På sikt, när man förstått alla orsakssamband, kan man spara mycket pengar på att minska antalet kontroller, kanske minska antalet leverantörer och så vidare.

- Det egentliga kvalitetsarbetet börjar först efter det att ISO-certifikatet är godkänt.

Adam Edström