Världskoncernens verktyg för interninformation

Internet och WWW är inte bara ett sätt att söka extern information. För många företag är det ett utmärkt verktyg för att sprida information inom företaget.

Telekomjätten Ericsson är bara ett i raden av företag som tagit modern teknik till hjälp för att snabbt och effektivt sprida intern information inom koncernen.

- Uppdraget kom 1994 från Bernt Ericson, chef för forskning inom Ericssonkoncernen, berättar Roger Skagerwall på Medialab, ett av Ericssons officiella forskningscentra.

Bernt Ericson ville öka informationsflödet mellan de olika forskningslabben. Det finns idag ett 20-tal officiella forskningslab plus ett otal andra grupper som också håller på med forskning världen över. Det är självklart att det då är svårt att styra arbetet och lätt görs samma saker på olika håll.

Ungefär samtidigt som Medialab satte ingång att fundera på hur man skulle lösa uppgiften började Internethysterin. Så valet blev enkelt, ett internt system med hemsidor för varje grupp.

Stor nytta

- Kunskapen om de andra labben har ökat och det är lättare att kolla om någon annan gjort samma sak. Genom att lära sig använda det för internt bruk blir steget inte heller så stort att söka information utanför företaget.

- Dessutom blir det lättare att dela med sig av information. Hemsidorna är ett bra komplement till att hålla seminarier, tilllägger Roger Skagerwall.

Förutom hemsidorna publiceras det också en elektronisk tidning kallad Ericsson Lab Live News.

Den kommer ut några gånger per år och har hittills gjorts av Medialab men meningen är att utgivningen ska tas över från centralt håll.

Användningen av hemsidorna skiljer sig rätt mycket åt mellan grupperna. Några lägger upp all sin interna information på hemsidan. Så är exempelvis fallet på Medialab. På deras hemsida finns mötesprotokoll, arbetsdokument, bokmärken och andra dokument för gruppens interna bruk.

På Medialab är det inte någon enskild person som är ansvarig för hemsidan utan alla i gruppen editerar dokumenten och fyller på med nya dokument.

Men riktigt så här bra fungerar det inte på alla lab. När vi tittar på hemsidorna för några mer hårdvaruinriktade lab är informationen inte uppdaterad sen i december. En grupp har heller inte klarat att låsa den interna informationen för de andra forskningsgrupperna.

Generös bandbredd

All trafik går på Ericssons egna nät vilket ger en bandbredd som är bättre än vad vanliga användare får hålla till godo med. Det gör att man kan vara frikostig med bilder, videoklipp och ljudsnuttar.

Genom att titta på användarens IP-adress eller användarkonto går det att avgöra hur mycket information han får tillgång till. Idag finns det två nivåer. En för den egna gruppen som ger tillgång till allt, en nivå för de övriga användarna. Externa användare kan inte komma åt informationen.

För att underlätta informationssökningen har Medialab byggt upp ett databassystem kring programvaran Harvest. Den letar själv upp nya sidor på gruppernas hemsidor och indexerar informationen i en databas. På så sätt blir informationssökningen mycket enkel.

Per Henricsson